Warum Sie Ihre Recruiting-Kosten kritisch hinterfragen sollten

Kennen Sie Ihre tatsächlichen Kosten pro Einstellung?

Viele Unternehmen wissen erstaunlich wenig darüber, wie viel Geld sie in den Recruiting-Prozess investieren – und genau das ist ein Problem. Studien zeigen, dass rund 40 % der Unternehmen jährlich bis zu 20.000 Euro für Personalgewinnung ausgeben. Besonders auffällig: Fast zwei Drittel dieses Budgets fließen allein in Online-Jobbörsen, während nur 12 % der Unternehmen ihren Cost per Hire überhaupt messen.

Ohne belastbare Daten bleibt Recruiting ein teures Ratespiel.
Wer nicht weiß, wo die Kosten entstehen, kann sie auch nicht gezielt senken. Unser Credo lautet: Sie sollten nur so viel investieren, wie nötig ist, um die passenden Talente zu gewinnen – und keinen Euro mehr.

Versteckte Kostentreiber im Recruiting-Prozess

Viele Ausgaben im Recruiting liegen im Verborgenen. Die offensichtlichen Posten wie Anzeigen, Headhunter oder externe Dienstleister sind schnell identifiziert. Doch die wirklich teuren Faktoren entstehen oft intern – durch ineffiziente Prozesse.
Ein Beispiel: Jede Stunde, die Sie oder Ihre Führungskräfte in langen Bewerbungsschleifen verbringen, ist produktive Zeit, die anderswo fehlt. Hinzu kommen Opportunitätskosten durch unbesetzte Stellen – also entgangener Umsatz, überlastete Teams und steigende Fluktuationsrisiken. Zeit ist im Recruiting eine unterschätzte Währung. Natürlich sollten Sie Bewerber:innen mit Wertschätzung begegnen – aber der Schlüssel liegt darin, den Aufwand dort zu reduzieren, wo er keinen Mehrwert schafft.

Fehlende Transparenz: Das stille Kostenleck

Fehlentscheidungen im Recruiting sind teuer – und zwar doppelt. Wenn sich nach der Einarbeitung zeigt, dass es doch nicht matcht, entstehen erneut Kosten für Suche, Auswahl und Onboarding. Hinzu kommt ein weiterer Klassiker: Investitionen in Kanäle, die keine qualifizierten Bewerbungen liefern. Ohne datenbasierte Auswertung wissen Sie nicht, welche Plattformen tatsächlich performen – und welche Ihr Budget einfach verschlingen. Transparenz ist deshalb die Grundvoraussetzung für effizientes Recruiting.

Recruiting-Kosten messen – so geht’s richtig

Wenn Sie Ihre Recruiting-Ausgaben wirklich kontrollieren wollen, brauchen Sie ein klares System mit messbaren Recruiting-KPIs. Nur mit belastbaren Zahlen können Sie Entscheidungen treffen, Budgets optimieren und Ihre Prozesse professionalisieren.

Diese Kennzahlen sollten Sie regelmäßig im Blick haben:

Wer diese KPIs kennt und aktiv nutzt, macht Recruiting planbar und kontrollierbar – statt auf Zufall zu setzen.

Qualität statt Quantität: Welche Kanäle wirklich wirken

Nicht jede Quelle liefert gleichwertige Bewerbungen. Vielleicht bringt Indeed eine Vielzahl an Bewerbungen, aber nur wenige davon passen wirklich zur ausgeschriebenen Position.
Um das zu bewerten, sollten Sie ein einheitliches Scoring-System für Bewerbungen einführen und die gesamte Candidate Journey nachverfolgen:

Wenn Sie erkennen, dass der Großteil Ihrer erfolgreichen Einstellungen aus wenigen Quellen stammt, lässt sich Ihr Budget gezielt auf diese Kanäle fokussieren.

Benchmarking: Vergleichswerte mit Augenmaß

Branchendurchschnitte können Orientierung bieten, sind aber nur hilfreich, wenn sie zu Ihrer Unternehmensstruktur passen.
Ein Handwerksbetrieb mit zehn Mitarbeitenden hat völlig andere Recruiting-Realitäten als ein Konzern mit eigener Personalabteilung. Achten Sie deshalb auf vergleichbare Größenordnungen, Branchen und Regionen, um aussagekräftige Benchmarks zu erhalten.

Wo wertvolle Arbeitszeit verloren geht

Viele Personalverantwortliche investieren einen Großteil ihrer Arbeitszeit in Aufgaben, die wenig strategischen Wert haben. Schätzungen zufolge entfällt mehr als die Hälfte der HR-Aufgaben auf administrative Tätigkeiten – etwa:

Solche Aufgaben lassen sich durch Recruiting as a Service (RaaS) effizient auslagern. Externe Recruiting-Expert:innen übernehmen administrative und operative Tätigkeiten, während Sie sich auf die strategische Personalauswahl konzentrieren können.

Bei Heureka bieten wir diese Unterstützung für kleine und Mittelständische Unternehmen – günstiger als der Aufbau einer eigenen Recruiting-Abteilung.

Wie Heureka Ihre Recruiting-Effizienz verbessert

Wir bei Heureka setzen genau dort an, wo Recruiting ineffizient wird: bei intransparenten Prozessen, fehlenden KPIs und zu langen Entscheidungswegen.

Unser Ansatz kombiniert operative Unterstützung mit strategischer Prozessoptimierung.
Unsere Recruiter:innen entlasten Ihr Team sofort, wenn Ressourcen knapp sind. Gleichzeitig implementieren wir KPI-basierte Prozesse und liefern Ihnen durch praxisbewährte Vorlagen passende Kandidat:innen. Dabei können wir den kompletten Prozess übernehmen, von der Ausgestaltung der Stellenanzeige über die Optimierung der Kanäle bis hin zu Bewerbungsgesprächen & Terminkoordination zwischen Ihnen und Ihren Wunschkandidat:innen.

Fazit: Recruiting-Kosten sind steuerbar – wenn Sie sie kennen

Ihre Recruiting-Ausgaben sind kein unveränderbares Schicksal. Mit klaren Kennzahlen, optimierten Prozessen und gezieltem Technologieeinsatz lassen sich Kosten senken und gleichzeitig bessere Ergebnisse erzielen.
Recruiting ist zu wichtig und zu teuer, um es ohne System zu betreiben. Wer Transparenz schafft und datenbasiert handelt, verwandelt Personalgewinnung vom Kostenfaktor zum strategischen Wettbewerbsvorteil.

Mit diesem strukturierten Ansatz schaffen Sie Transparenz, sparen Budget und gewinnen gleichzeitig schneller die passenden Talente.